מערכות ניהול מסמכים - דוקומנטום

בטכניון הולכת ומוקמת מערכת מרכזית לניהול תוכן, שתשתלב עם מערכות ה-SAP. מטרת מערכת זו, ששמה המסחרי "דוקומנטום" מבית EMC, לאפשר גישה למידע אחיד יחד עם צמצום כמות הניירת הנשמרת כיום במשרדי הטכניון.

מערכת זו, תספק כלים וטכנולוגיות מתקדמות לעבודה עם מסמכים אלקטרוניים, מקושרים למערכות תפעוליות קיימות ויכולות חיפוש ואיחזור מתקדמות.

הטכניון בחר בכלי דוקומנטום (DOCUMENTUM) כפתרון המועדף לניהול מסמכיו.  מדובר על פתרון בינלאומי מוביל מבית EMC שעבר הסבה לעברית על-ידי חברת נס בישראל. לדוקומנטום יכולת קישור למערכת ה-SAP  ולסביבת ה-OFFICE.
פרויקט יישום הפתרון בטכניון מתוכנן להתבצע בהדרגה, כשהכוונה היא לספק פתרון זה לכלל היחידות בטכניון.

לדוקומנטום יש פונקציונאליות כדלהלן:

  • קליטת מסמכים הקיימים כיום בטכניון, באמצעות מנגנוני מפתוח, תיוק וקטלוג, בקישור למערכת ה-SAP.
  • יכולות ניתוב אוטומטי או ידני של מסמכים, בין גורמים מאשרים.
  • המערכת תומכת בעברית, בממשקי המשתמש.
  • למערכת מנוע חיפוש אינטגרלי המאפשר חיפוש טקסטואלי גם בתוכן המסמכים המנוהלים.
  • למערכת יכולת תמיכה בחתימה אלקטרונית.
  • תסופק בעתיד תמיכה גם בקבצי קול ווידאו כולל ניהול מאפייני מטה-דטה של הקבצים.

המערכת מותקנת על גבי שרתים וירטואליים המתארחים באגף המחשוב. פרויקט ההקמה וההטמעה, כולל התאמות לדרישות הטכניון, מנוהל על-ידי צוות הפרויקט באגף מחשוב ומערכות מידע.

עם כניסתו של הפתרון לשימוש, במספר יחידות מנהליות, הוא מאפשר למשתמשים לקשר לרשומות ה-SAP, מסמכים ממקורות שונים כגון: צרופות אימייל, קבצים מהמחשב וקבצים שמקורם בסריקה אופטית.

עודכן: 21/10/2013 , 14:37